Die Stellensuche kostet Unternehmen schnell mal bis zu 30-40 % des Jahresgehalts der gesuchten Position. Wenn dieser Mitarbeiter danach nicht richtig eingearbeitet wird, ist das in etwa wie: „Unter der kalten Dusche stehen und 500,- €-Scheine zerreißen.“ Unternehmen verschenken so bares Geld. Der minderschwere Fall ist, dass sich die Investition erst verzögert rechnet.

Gerade die Gen-Y und, noch mehr, die Gen-Z Kollegen werfen sehr gern hin, sollte ihnen eine Tätigkeit nicht gefallen. Unternehmen werden diese Fluktuation nicht vollständig stoppen können, jedoch kann ein gutes Onboarding diese Abwanderung von neuen und verstärkenden Kräften absichern helfen.

Typische Fehler beim Onboarding

Der meistverbreiteste Fehler: „Die schlechte Vorbereitung“. Ein NoGo und zugleich schlimmster Fehler. Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, beginnt ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung des Arbeitvertrages die Vorbereitungsphase. Für Unternehmen sollte frühzeitig klar sein, welche Aufgaben und Ziele dieser hat. Besser, die Personalabteilung und der zukünftige Vorgesetze definieren dies bereits vor dem Start der Kandidatensuche. Leider ist das genaue Gegenteil vielfach gängige Praxis.

Führungskraft oder Personalverantwortliche, HR?

Die HR-Abteilung oder Personalverantwortlichen im Unternehmen sollten den Onboarding-Prozess aktiv unterstützen. Jedoch ist das Grundsätzliche im Onboardingprozess ureigene Aufgabe der zugehörigen Führungskraft und des zukünftigen Teams. Letztgenannte sind frühzeitig gedanklich auf die neue Kraft einzustimmen. Führungskräfte tragen hier die Verantwortung. Den Überblick über die geplanten Onboarding-Maßnahmen zu haben ist genauso wichtig, wie sich Zeit für den neuen Mitarbeiter zu nehmen. Unsere Empfehlung, nehmen Sie sich hier genauso viel Zeit wie für die Planung und Einführung einer neuen Fertigungsstraße oder Software.

Einarbeitung ist Aufgabe der Führungskraft!

Dringendes, Kundentermine oder Managementaufgaben sind temporär hinten an zu stellen. Das zahlt sich langfristig aus. Jetzt bitte: Kein Ja, aber… Was hat für Führungskräfte Priorität? Was ist wirklich wichtig? Richtig: Der Zweck von Führung ist, dass Teams dauerhaft nützliche Ergebnisse erzeugen. Kann es sein, dass genau dies erreicht wird, wenn Führungskräfte in neue Mitarbeiter die erforderliche Zeit und Wertschätzung investieren, die von diesen am Anfang auch dringend benötigt wird? Dadurch reduziert sich die Zeit den neuen Mitarbeiter ins Team zu integrieren, diese werden sich schneller sicher fühlen und liefern frühzeitig einen Beitrag zum Teamerfolg. Gerade wenn Newcomern die Unternehmenskultur schnell kennen lernen, wissen sie gleich von Anfang an was erwartet wird und verstehen wie der Hase im Unternehmen läuft. Übrigens ist es ein profundes Bedürfnisse der meisten Menschen sich nützlich zu fühlen. Das sollten Führungskräfte berüchsichtigen.

Die Vorbereitungsphase

Beim Onboarding ist die Vorbereitungsphase entscheidend. Die Vorbereitungsphase ist die Zeit vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Da ein Unternehmen immer wieder Mitarbeiter einstellt, ist es sinnvoll einen Plan zu haben der ständig genutzt wird. Das Rad muss dahingehend nicht immer neu erfunden werden.

OnBoarding Checkliste

Was gehört in diese Checkliste? Je nach Branche ist diese Liste ggf. anzupassen bzw. zu erweitern:

1. Informationen zusenden|Der neue Mitarbeiter benötigt alle relevanten Informationen zu seiner neuen Tätigkeit, diese sind ihm schnellstmöglich nach der Einstellung zu zusenden. Werden Sie dabei gerne auch emotional. Zeigen Sie, dass Sie sich freuen. Willkommenskultur entspringt dem Herzen.

2. Einladungen |Wenn es in den Wochen vor dem Start Veranstaltungen gibt, wie beispielsweise Weihnachtsfeier, Sommerfest…, laden Sie neue Mitarbeiter dazu frühzeitig ein – Achtung auch wenn er zum Zeitpunkt des Events noch gar nicht im Unternehmen arbeitet.

3. Platz und Arbeitsmittel |Bereiten Sie den Arbeitsplatz und die Pereferie vor. Dazu gehören der Schreibtisch, der Schreibtischstuhl, Schreib- und Büroutensilien, aber natürlich auch Laptop, Smart Phone etc. Ach ja und natürlich auch der Büroschlüssel. Ein Willkommenskärtchen vom Team, hört sich komisch an? Dann spüren Sie mal in sich hinein.

4. IT-Zugänge |Schauen Sie, dass schon vor dem ersten Arbeitstag, der Email-Account eingerichtet ist und funktioniert. Auch andere IT Zugänge sollten schon freigeschaltet sein, Ziel: Ich bin willkommen, und kann starten. Ich kenn Unternehmen die erfolgreich sogar eine kleine Startparty werfen, wenn jemand neues kommt. Letzte halbe Stunde vor Büroschluss. Viel wirkungsvoller als das Handschütteln beim Rundgang.

5. Organigramme und Informationen|Alle Unterlagen sollten bereit liegen, die der Neue für seine Orientierung im Unternehmen benötigt. Ob das digital oder auf Papier ist, das hängt von Ihrer Firmenkultur ab. Wenn das üblich ist, die Stellenbeschreibung, das Organigramm und eine Art Unternehmenspräsentation. Denken Sie an auch scheinbar banale Dinge wie den Wochenplan der Kantine oder ein Telefonverzeichnis.

6. Infos ans Team | Als Führungskraft des Neuen teilen Sie Ihrem Team so früh wie möglich mit, wann der Neue anfängt, damit sich Ihr Team drauf einstellen kann.

7. Mentor |Binden Sie die bestehenden Mitarbeiter mit ein in die Einarbeitung. Wer übernimmt die Rolle des Onbording-Mentors? Nicht nur bei den fachlichen Dingen sondern auch bei der Integration ins Team? Bewährt hat sich hier das Konzept des Paten. Das sollte ein ähnlich arbeitender Kollege sein. Gerne ähnlichen Alters und auch Geschlechtes. Sehr bewährt hat sich den zuletzt eingestellten mit der Aufgabe zu bewähren. Die Rolle umfasst eigentlich die gesamte Probezeit. Die Mentorperson fungiert dabei – in fachlichen wie auch sozialen Belangen.